DCS Biznis Soft - Modul eFakture

Elektronske fakture su postale obavezan i svakodnevan deo poslovanja, ali sam rad sa njima često podrazumeva mnogo ponavljanja: prijavljivanje na portal SEF-a, ručnu proveru pristiglih dokumenata, preuzimanje PDF-a, kopiranje podataka u poslovni program, proveru statusa poslatih faktura i naknadno usklađivanje evidencija. Modul eFakture u okviru programa DCS Biznis Soft napravljen je upravo da taj posao bude brži, pregledniji i sigurniji.

Ideja modula je jednostavna: sve što je vezano za eFakture treba raditi direktno iz programa u kome se već nalaze vaši računi, komitenti, artikli, ulazni računi, kalkulacije i poslovne evidencije. Na taj način korisnik ne mora da unosi iste podatke više puta, ne mora stalno da prelazi sa portala na program i nazad, i ne mora da gubi vreme na ručno prepisivanje podataka koji se mogu automatski preuzeti.

Zašto koristiti direktnu integraciju sa eFakturama?

Bez direktne integracije, rad sa eFakturama se često pretvara u dupli posao. Račun se napravi u programu, zatim se isti ili slični podaci ručno unose ili proveravaju na portalu, pa se kasnije status fakture ponovo ručno prati. Kod ulaznih računa situacija je slična: faktura stigne na SEF, korisnik je pronađe, preuzme, otvori, proveri, pa zatim podatke unosi u evidenciju ulaznih računa.

Direktna integracija preko DCS Biznis Soft-a menja taj proces. Program postaje centralno mesto rada sa fakturama. Podaci koji već postoje u programu koriste se za slanje eFaktura, a podaci koji stižu kroz SEF mogu se preuzeti i obraditi bez ručnog prepisivanja. To donosi uštedu vremena, manji broj grešaka i bolju kontrolu nad dokumentima.

Posebno je važno što se time smanjuje rizik od grešaka koje se najčešće dešavaju pri ručnom unosu: pogrešan PIB, pogrešan datum, iznos, poreska stopa, poziv na broj, šifra artikla, cena ili rabat. Kada se podaci razmenjuju automatski, mnogo je veća verovatnoća da će evidencija u programu odgovarati dokumentima koji su poslati ili primljeni preko SEF-a.

• Brže, jednostavnije i bez duplog posla: fakture se unose samo jednom, a slanje, prijem i obrada rade se direktno iz programa.
• Manje grešaka i veća tačnost: automatska razmena podataka smanjuje ručno prekucavanje i mogućnost pogrešnog unosa.
• Pregled i kontrola u realnom vremenu: status svake fakture može se proveriti iz programa.
• Ušteda vremena i troškova: manje administrativnog rada znači više vremena za stvarni posao.
• Sigurna komunikacija: komunikacija sa SEF-om odvija se putem predviđenih elektronskih kanala, bez nepotrebnog ručnog prenosa podataka.
• Centralizovana evidencija: izlazni računi, ulazni računi, PDF dokumenta, komitenti i kalkulacije ostaju povezani u istom poslovnom sistemu.

Slanje eFaktura direktno iz programa

Jedna od osnovnih funkcija modula je kreiranje i slanje eFakture jednim klikom. Ako je A4 račun već napravljen u nekom od DC SOFT programa, iz tog dokumenta se može formirati eFaktura i poslati na SEF bez ponovnog unosa podataka.

U praksi to znači da korisnik ne mora ručno da prepisuje kupca, stavke računa, količine, cene, poreske stope, osnovicu, PDV i ukupan iznos. Svi ti podaci već postoje u programu i koriste se kao osnova za elektronsku fakturu. Time se ubrzava izdavanje faktura i smanjuje mogućnost greške pri prepisivanju.

Ovakav način rada je posebno koristan firmama koje često izdaju račune pravnim licima, firmama koje imaju veći broj kupaca na SEF-u, kao i korisnicima koji žele da ceo postupak izdavanja računa ostane u jednom programu. Korisnik radi u poznatom okruženju, sa istim šifarnicima i istim evidencijama, dok modul preuzima tehnički deo slanja na SEF.

Automatsko određivanje načina slanja računa

Važan deo rada sa eFakturama je provera da li je komitent obveznik SEF-a. Modul omogućava proveru komitenata i čuvanje tog podatka u profilu komitenta. Kada se komitent unosi ili menjaju njegovi podaci, sistem može proveriti da li je taj kupac registrovan za prijem eFaktura.

Na osnovu toga program može pomoći korisniku da račun pošalje ispravnim putem. Ako je kupac na SEF-u, faktura se šalje direktno na portal eFaktura. Ako kupac nije na SEF-u, dokument se može poslati drugim kanalom, na primer e-mailom. Time se izbegava dilema kod svakog pojedinačnog računa i smanjuje potreba za ručnom proverom.

Ova funkcija je korisna i zbog toga što se podaci o komitentima u praksi menjaju. Kada program čuva informaciju o SEF statusu komitenta, korisnik dobija pouzdaniju evidenciju i manje prostora za grešku u svakodnevnom radu.

Praćenje statusa poslatih eFaktura

Nakon slanja eFakture, važno je znati šta se sa njom dešava. Modul omogućava proveru statusa poslatih eFaktura jednim klikom. Pored svake fakture može se prikazati njen trenutni status, na primer da li je faktura poslata, odobrena, stornirana ili odbijena.

Umesto da se korisnik posebno prijavljuje na portal SEF-a i proverava dokument po dokument, status se može proveriti iz evidencije u programu. To omogućava bolju kontrolu nad potraživanjima i brže reagovanje ako faktura nije odobrena ili ako je odbijena.

Program takođe može voditi evidenciju faktura koje nisu odobrene od strane komitenata. Takva evidencija je značajna jer omogućava da se brzo vidi koji dokumenti još čekaju reakciju kupca. Ako komitent duže vreme ne odobri fakturu, korisnik mu može iz programa poslati e-mail obaveštenje za odobravanje fakture.

E-mail obaveštenje za neodobrene fakture

U svakodnevnom poslovanju često se dešava da faktura bude poslata, ali da kupac ne reaguje odmah. Ručno praćenje takvih faktura može oduzeti dosta vremena, posebno kada postoji veliki broj kupaca i dokumenata. Zbog toga je korisna mogućnost da se iz programa pošalje obaveštenje komitentu za fakturu koja nije odobrena.

Ova funkcija pomaže da se ubrza komunikacija sa kupcem i smanji broj zaboravljenih ili neobrađenih faktura. Korisnik ne mora posebno da traži e-mail adresu, broj fakture i status dokumenta, već sve radi iz evidencije u kojoj se faktura već nalazi.

Prijem ulaznih eFaktura jednim klikom

Modul omogućava preuzimanje pristiglih ulaznih eFaktura sa SEF-a jednim klikom. To znači da korisnik može u programu proveriti koje su nove fakture stigle od dobavljača i zatim ih preuzeti za dalju obradu.

Preuzete ulazne eFakture mogu se zavesti u evidenciju ulaznih računa. Time se značajno smanjuje vreme koje bi inače bilo potrošeno na ručno unošenje podataka sa portala ili iz PDF dokumenta. Dobavljač, broj računa, datum, iznos, status i ostali podaci ulaze u evidenciju kao deo standardnog rada u programu.

Ovo je posebno važno za firme koje imaju veliki broj dobavljača, veliki broj ulaznih računa ili više zaposlenih koji učestvuju u nabavci, kontroli i knjiženju dokumenata. Kada ulazne fakture stižu direktno u program, lakše je organizovati rad i smanjiti mogućnost da neki račun bude propušten.

Zavođenje ulaznih eFaktura u evidenciju ulaznih računa

Nakon preuzimanja ulazne eFakture sa SEF-a, dokument se može zavesti u evidenciju ulaznih računa. Umesto da se ručno popunjavaju polja, program koristi podatke iz eFakture i prenosi ih u odgovarajuću evidenciju.

Na taj način se štedi vreme kod svakog pojedinačnog računa. Još važnije, smanjuje se mogućnost da se pogrešno unese broj dokumenta, datum, iznos, dobavljač ili poreski podaci. Kod većeg broja ulaznih računa ova ušteda postaje značajna, jer se posao koji je ranije zahtevao ručni unos može svesti na proveru i potvrdu.

Pregled PDF ulaznog računa direktno u programu

Nakon preuzimanja ulaznih računa dobavljača sa SEF-a, PDF račun se može pregledati direktno u programu. Korisnik ne mora da traži preuzete fajlove po folderima, da otvara portal ili da ručno povezuje PDF sa evidencijom ulaznog računa.

Ako je dobavljač uz eFakturu poslao i svoj PDF račun kao prilog, i taj prilog može biti dostupan iz programa. To znači da se uz elektronski dokument može pregledati i originalni PDF dokument dobavljača, kada postoji.

Ovakav način rada pomaže kod kontrole, arhive i kasnijih provera. Račun, PDF, eventualni prilozi i evidencija u programu ostaju povezani. Kada je kasnije potrebno proveriti račun, korisnik ne mora da traži gde je dokument sačuvan, već ga otvara iz poslovne evidencije.

Odobravanje ulaznih eFaktura

Ulazne eFakture se mogu odobravati direktno iz DCS Biznis Soft-a. To znači da se i ovaj deo rada sa SEF-om može obaviti bez dodatnog prebacivanja na portal. Korisnik u programu vidi dokument, proverava podatke i vrši odobravanje.

Za određene vrste troškova moguće je podesiti i automatsko odobravanje ulaznih eFaktura do unapred definisanog iznosa za određene dobavljače. To je praktično kod ponavljajućih i očekivanih troškova, kao što su bankarske naknade ili drugi manji redovni računi.

Automatsko odobravanje ne mora da zameni kontrolu tamo gde je kontrola potrebna. Njegova vrednost je u tome što rutinski i niski iznosi ne moraju svaki put da prolaze kroz isti ručni postupak, dok korisnik i dalje može da zadrži pregled nad dokumentima.

Rad na SEF-u bez stalnog logovanja na portal

Jedna od praktičnih prednosti modula je rad na SEF-u direktno iz programa. To znači da korisnik ne mora za svaki korak da se posebno prijavljuje na portal, koristi ličnu kartu, sertifikat ili prelazi kroz dodatne tehničke korake ako mu je cilj da pošalje, preuzme, proveri ili odobri fakturu.

U svakodnevnom radu to može značajno smanjiti zastoje. Korisnik ne gubi vreme na prebacivanje između programa, portala i foldera sa preuzetim dokumentima. Umesto toga, sve što je najvažnije za eFakture nalazi se u poslovnom programu koji već koristi.

Ovo je naročito korisno kada se pojave tehničke poteškoće koje ometaju ručni rad preko portala: problemi sa sertifikatom, čitačem kartica, drajverima, podešavanjima Windows-a ili drugim elementima koji mogu usporiti pristup portalu. Kada se komunikacija odvija kroz program, korisnik radi u poznatom okruženju, a softver preuzima tehničku komunikaciju sa državnim sistemom.

Sve na jednom mestu

DCS Biznis Soft postaje centralno mesto za rad sa fakturama. Umesto da se podaci nalaze na više različitih lokacija, u različitim prozorima i folderima, modul povezuje komunikaciju sa SEF-om sa postojećim evidencijama u programu.

To znači da korisnik može da pregleda, preuzima i obrađuje ulazne fakture iz istog radnog okruženja. Izlazne fakture se šalju iz evidencije računa, ulazne fakture se preuzimaju i zavode u evidenciju ulaznih računa, PDF dokumenta su dostupna uz račun, a statusi se proveravaju bez dodatnog ručnog pretraživanja.

Za firmu to znači bolji pregled nad obavezama i potraživanjima. Za zaposlene znači manje administracije i manje ponavljanja istih koraka. Za rukovodstvo znači bržu i uredniju evidenciju, naročito kada se dnevno obrađuje veći broj računa.

Automatizovan unos kalkulacija direktno sa SEF-a

Pored osnovnog rada sa ulaznim i izlaznim eFakturama, modul donosi i značajnu prednost kod izrade kalkulacija. Umesto da se podaci sa ulazne fakture ručno unose u kalkulaciju, program može koristiti podatke direktno iz eFakture.

To je posebno korisno za firme koje rade sa robom, artiklima, nabavnim cenama, rabatima, popustima i poreskim stopama. Ručni unos kalkulacija često je spor i podložan greškama: pogrešno uneta šifra, naziv artikla, količina, cena, rabat ili PDV stopa mogu kasnije napraviti problem u zalihama, cenama i izveštajima.

Automatizovan unos kalkulacija smanjuje taj rizik. Program preuzima podatke iz eFakture i pomaže da se kalkulacija formira brže i preciznije. Ono što je ranije moglo da traje dugo, naročito kod faktura sa mnogo stavki, sada se može svesti na proveru, povezivanje i potvrdu.

Inteligentno mapiranje artikala

Jedan od ključnih elemenata automatizovane kalkulacije je mapiranje artikala. Dobavljač u svojoj eFakturi može koristiti svoje šifre i nazive artikala, dok korisnik u programu ima sopstveni šifarnik. Da bi se podaci pravilno preneli, potrebno je povezati artikle dobavljača sa odgovarajućim artiklima u programu.

Modul je osmišljen tako da pamti prethodna povezivanja. Kada korisnik jednom poveže artikal dobavljača sa svojim artiklom, program taj odnos može koristiti pri sledećim kalkulacijama. To znači da se vremenom sve manje radi ručno, a sve više automatski.

Ovakav pristup je posebno važan kod dobavljača sa kojima se često radi. Prva obrada može zahtevati malo više pažnje zbog povezivanja artikala, ali svaka sledeća faktura istog ili sličnog tipa može se obraditi znatno brže.

Tačan unos cena, rabata i popusta

Kod kalkulacija nije dovoljno samo preneti naziv artikla i količinu. Važno je pravilno obraditi nabavnu cenu, rabate, popuste, umanjenja i poreske stope. Modul pomaže da se svi ti podaci obrade iz eFakture i da se dobije tačna jedinična cena artikla.

U praksi se dešava da dobavljač pošalje eFakturu u kojoj jedinična cena nije prikazana na način koji direktno odgovara kalkulaciji, ili da umanjenje nije uneto onako kako bi korisniku najviše odgovaralo. Modul je predviđen da i u takvim situacijama pomogne pri pravilnom obračunu i unosu podataka u kalkulaciju.

To znači da korisnik ne mora ručno da preračunava svaku stavku, posebno kada postoje popusti, rabati ili druga umanjenja. Program radi obračun i pomaže da kalkulacija bude čista, tačna i spremna za knjiženje ili dalju obradu.

Pretvorite sate unosa kalkulacija u sekunde kontrole

Najveća vrednost automatizovane kalkulacije vidi se kod faktura sa mnogo stavki. Ručno kucanje takvih dokumenata može trajati dugo, a svaka stavka nosi mogućnost greške. Kada se podaci preuzimaju iz eFakture, korisnik više ne mora da prekucava kompletan dokument, već proverava ono što je program pripremio.

Na taj način se administrativni posao pretvara iz ručnog unosa u kontrolu. Korisnik i dalje zadržava nadzor nad podacima, ali se vreme troši na proveru i potvrdu, a ne na prepisivanje šifara, naziva, količina i cena.

Za firme koje redovno rade kalkulacije, ovo može predstavljati veliku uštedu vremena. Manje ručnog rada znači i manje zastoja, manje ispravki i bolju ažurnost podataka u programu.

Fiskalni račun u kalkulaciju jednim klikom

Modul nije ograničen samo na dokumente koji stižu preko SEF-a. U opisu modula predviđena je i obrada fiskalnih računa pomoću QR koda. To je korisno za račune koji nisu eFakture, ali ih ipak treba evidentirati ili koristiti za kalkulaciju.

Umesto ručnog kucanja svake stavke sa fiskalnog isečka, korisnik može skenirati QR kod sa računa bilo kojim telefonom. Program zatim preuzima podatke sa fiskalnog računa, kao što su PIB prodavca, broj računa, datum, artikli, cene i poreske stope.

Ovo rešava čest problem sa fiskalnim računima: sitna slova, termalni papir koji bledi, veliki broj stavki i mogućnost greške pri prepisivanju. Digitalnim preuzimanjem podataka račun se brže obrađuje, a kalkulacija ili evidencija ulaznog računa postaje preciznija.

Automatsko prepoznavanje dobavljača sa fiskalnog računa

Kada se skenira QR kod sa fiskalnog računa, program može na osnovu PIB-a prodavca prepoznati dobavljača. To znači da korisnik ne mora ručno da traži dobavljača u šifarniku ako podaci već postoje u programu.

Prepoznavanje dobavljača ubrzava unos i smanjuje mogućnost da se račun evidentira pod pogrešnim komitentom. Ako se račun odnosi na dobavljača sa kojim se često radi, postupak postaje još brži jer program koristi postojeće podatke iz šifarnika.

Mapiranje artikala sa fiskalnih računa

Kao i kod eFaktura, i kod fiskalnih računa postoji potreba da se stavke sa računa povežu sa artiklima u šifarniku korisnika. Modul pamti prethodne izbore i može automatski povezivati stavke sa računa sa odgovarajućim artiklima u programu.

To je korisno kod ponavljajućih nabavki, jer se jednom povezani artikli mogu koristiti i pri sledećem skeniranju. Korisnik ne mora svaki put od početka da povezuje iste ili slične stavke, već samo proverava i po potrebi koriguje podatke.

Evidentiranje ulaznih fiskalnih računa

Unos troškova na osnovu fiskalnih računa koji nisu na SEF-u ne mora da bude usko grlo poslovanja. Skeniranje QR koda omogućava da se račun brzo zavede u evidenciju ulaznih računa, bez ručnog prekucavanja svih podataka.

Ova funkcija je korisna za račune za gorivo, reprezentaciju, nabavku materijala, potrošni materijal i druge troškove koji se često dobijaju kao fiskalni računi. Program može prepoznati dobavljača, učitati stavke, cene, količine, popuste i PDV stope, a zatim omogućiti da se račun evidentira u programu.

Još jedna važna prednost je arhiva. Fiskalni račun može ostati digitalno sačuvan uz evidenciju, pa korisnik ne zavisi samo od papira koji može izbledeti, oštetiti se ili izgubiti. Kasnija kontrola je jednostavnija jer su podaci i dokument povezani u programu.

Skeniranje IPS QR koda sa ulaznih računa

Modul obuhvata i evidentiranje ulaznih računa skeniranjem IPS QR koda. IPS, odnosno Instant Payments Serbia standard, nalazi se na mnogim računima i sadrži važne podatke o plaćanju i izdavaocu. Umesto da se ti podaci ručno prepisuju, program ih može očitati i rasporediti u odgovarajuća polja.

Ovo je posebno korisno kod mesečnih računa, računa za usluge i drugih dokumenata na kojima se nalazi IPS QR kod. Proces koji bi inače zahtevao ručno kucanje podataka može se svesti na skeniranje i proveru.

Skeniranjem IPS QR koda program može prepoznati dobavljača na osnovu PIB-a ili broja računa, upisati finansijske podatke, osnovicu, stopu PDV-a, ukupan iznos za plaćanje, broj računa, poziv na broj i datum valute. Time se eliminišu česte greške, kao što su pogrešno unet poziv na broj, permutovane cifre u iznosu ili pogrešan račun za uplatu.

Bolja kontrola obaveza prema dobavljačima

Kada se ulazni računi brže i tačnije evidentiraju, korisnik dobija bolji pregled nad obavezama prema dobavljačima. Računi su uneseni na vreme, podaci za plaćanje su tačniji, a dokumentacija je dostupna u programu.

To je važno ne samo za knjiženje, već i za svakodnevno upravljanje poslovanjem. Firma može lakše da prati šta je primljeno, šta je odobreno, šta treba platiti i koji dokumenti još čekaju obradu.

Manje ljudskih grešaka u unosu podataka

Veliki deo modula je usmeren na eliminaciju grešaka koje nastaju pri ručnom unosu. Kod eFaktura se izbegava prepisivanje podataka sa portala. Kod fiskalnih računa se izbegava kucanje stavki sa papira. Kod IPS QR kodova se izbegava ručni unos broja računa, poziva na broj i iznosa.

Čovek može da pogreši pri kucanju, naročito kada se unosi veliki broj cifara i stavki. Program koristi digitalne podatke i time smanjuje mogućnost greške. To ne znači da kontrola nije potrebna, već da korisnik kontroliše podatke koji su već preuzeti, umesto da ih ručno unosi od početka.

Pregled najvažnijih funkcija modula

• kreiranje eFakture na osnovu već napravljenog A4 računa,
• slanje eFakture na SEF direktno iz programa,
• provera statusa poslatih eFaktura jednim klikom,
• prikaz statusa kao što su poslata, odobrena, stornirana ili odbijena faktura,
• evidencija faktura koje komitenti još nisu odobrili,
• slanje e-mail obaveštenja komitentu za odobravanje fakture,
• preuzimanje ulaznih eFaktura sa SEF-a,
• zavođenje ulaznih eFaktura u evidenciju ulaznih računa,
• pregled PDF računa direktno u programu,
• pregled PDF priloga koji je dobavljač poslao uz eFakturu,
• odobravanje ulaznih eFaktura iz programa,
• mogućnost automatskog odobravanja računa do definisanog iznosa za određene dobavljače,
• provera da li je komitent obveznik SEF-a,
• automatsko određivanje da li račun ide na SEF ili drugim putem,
• rad sa SEF-om bez stalnog napuštanja programa,
• unos kalkulacija na osnovu podataka iz eFakture,
• mapiranje artikala dobavljača sa vašim šifarnikom,
• obračun cena, rabata, popusta i umanjenja pri kalkulaciji,
• obrada fiskalnih računa skeniranjem QR koda,
• automatsko prepoznavanje dobavljača sa fiskalnog računa,
• povezivanje stavki fiskalnog računa sa šifarnikom artikala,
• evidentiranje ulaznih fiskalnih računa,
• digitalna arhiva fiskalnih računa uz evidenciju,
• evidentiranje ulaznih računa skeniranjem IPS QR koda,
• preuzimanje podataka za plaćanje iz IPS QR koda.

Za koga je modul posebno koristan?

Modul eFakture je koristan za svaku firmu koja koristi SEF i želi da smanji ručni rad, ali je posebno značajan za korisnike koji imaju veći broj ulaznih i izlaznih faktura, rade sa mnogo dobavljača, često prave kalkulacije ili žele da elektronske dokumente povežu sa postojećom evidencijom u poslovnom programu.

Koristan je i firmama koje žele da zaposleni što manje vremena troše na administrativne korake, a više na kontrolu i stvarni rad. Umesto da se svakodnevno ponavljaju isti postupci na portalu, veći deo posla se obavlja iz DCS Biznis Soft-a.

Praktičan rezultat u svakodnevnom radu

Kada se modul koristi u svakodnevnom poslovanju, rad sa fakturama postaje organizovaniji. Izlazni računi se šalju iz programa. Ulazne eFakture se preuzimaju i zavode u evidenciju. Statusi se proveravaju bez ručnog otvaranja portala. PDF dokumenta i prilozi dostupni su uz račun. Kalkulacije se prave brže jer se koriste podaci iz eFakture. Fiskalni i IPS QR računi mogu se obraditi skeniranjem.

Najveća korist je u tome što se smanjuje količina ručnog rada. Umesto prepisivanja, korisnik proverava. Umesto traženja dokumenata po portalu i folderima, dokumenti su povezani u programu. Umesto stalnog logovanja i prebacivanja između više mesta, veliki deo procesa ostaje u jednom sistemu.

Manje kliktanja - više vremena za posao

Modul eFakture u programu DCS Biznis Soft namenjen je firmama koje žele bržu, sigurniju i jednostavniju obradu faktura. Direktna integracija sa SEF-om omogućava da elektronske fakture budu deo redovnog poslovnog procesa, a ne odvojena administrativna obaveza.

Uz slanje i prijem eFaktura, proveru statusa, odobravanje, pregled PDF dokumenata, automatsku proveru komitenata, unos kalkulacija iz eFaktura i obradu QR/IPS računa, korisnik dobija zaokružen sistem za rad sa dokumentima. Rezultat je manje ručnog unosa, manje grešaka, bolja kontrola i više vremena za posao koji zaista donosi vrednost.